Esta palabra proviene del latín -audio-audire- que significa oír, escuchar, atender; a pesar de este origen se desarrolló en el siglo XIX y la utilización anglosajona centró su uso en contabilidad y finanzas, donde va asumiendo un sentido de verificación y control mediante una observación atenta y minuciosa.
El término auditoría se utilizó principalmente en Inglaterra y Estados Unidos y ha evolucionado, actualmente no solo se utiliza para la revisión de contabilidades, sino también para todo proceso de control a posteriori de la actividad económica, financiera, operativa o de gestión de cualquier organización.
Hoy en día, de forma general, el significado podría ser el siguiente:
Es un conjunto de técnicas de información y de evaluación aplicado por un profesional en el seno de un proceso coherente, con el fin de adoptar un juicio en referencia a unas normas y de formular una opinión sobre el procedimiento y/o las modalidades de realización de una operación determinada.
La auditoria representa un sistema de investigación que, utilizando los indicadores adecuados, compara la situación real con la situación objetivo u óptima, permitiendo:
c Observar las desviaciones con respecto al objetivo.
c Proponer mejoras para su consecución.
Es un sistema cada vez más utilizado en el ámbito empresarial, por su fiabilidad y eficacia para analizar los problemas de una organización.
Una auditoría verifica tanto los procesos como los resultados que la organización logra en función a sus objetivos, según los procedimientos autorizados por la misma, estimando la evolución futura con el fin de poder anticipar riesgos futuros, todo ello en términos de exactitud, de eficacia y de eficiencia.
Objeto de la Auditoría de Recursos Humanos
Otro tipo de clasificación, más funcional y que introduce mejor nuestro campo de estudio, es el que emplea como criterio el objeto de la auditoría; es decir, los aspectos que evaluará la auditoría, como pueden ser los siguientes:
c La calidad de la información recogida y utilizada (principalmente información contable y financiera).
c La calidad de los procedimientos utilizados.
c La eficacia de los sistemas de organización y gestión.
c Grado de consecución de los objetivos planteados y aprovechamiento de los recursos propios.
c Resultados de la toma de decisiones.
La Auditoría Social de Recursos Humanos
“Definimos la auditoría social como un procedimiento objetivo, independiente e inductivo de observación, de análisis y de recomendación que se basa en una metodología y que utiliza unas técnicas, las cuales permiten, por relación a unos referenciales explícitos, identificar en una primera etapa los puntos fuertes, los problemas generados por la ocupación de personal y las limitaciones en forma de costes y riesgos. Esto conduce a diagnosticar las causas de los problemas identificados, a evaluar su importancia y a concluir con la emisión de sugerencias o propuestas de acción, que nunca serán llevadas a cabo por el propio auditor.”
Balance Social
El balance social es un documento que recoge los principales datos sobre la actividad social de la empresa; contiene información sobre las retribuciones de los empleados, las prestaciones sociales complementarias, las condiciones de seguridad e higiene en el trabajo, los sistemas de formación y de promoción dentro de la empresa, las condiciones de vida de los trabajadores y sus familias, etc.
El balance social es tanto fuente de información documental, como objeto de análisis por parte de la auditoría social para verificar la fiabilidad de sus datos.
Ventajas de la Auditoría de Recursos Humanos
Entre las ventajas de su utilización, podemos comentar las siguientes:
a) Permite detectar el exceso de costes sociales o la identificación de costes no contemplados inicialmente.
b) Permite anticipar posibles problemas futuros, con la posibilidad de reacciones para su prevención (por ejemplo, un mando intermedio con habilidades y competencias para desempeñar un puesto superior puede estar desmotivado con los consiguientes problemas de productividad que se pueden ocasionar). Por eso es vital una correcta valoración de puestos de trabajo.
Poco a poco los sistemas de valoración científica del trabajo van abriéndose paso a los países más avanzados dentro de las empresas más innovadoras.
La Auditoría de Recursos Humanos tiene una función de diagnóstico preventivo ya que, por una parte, supone un análisis de la situación real, permitiendo descubrir posibles problemas que de otra forma no se habrían identificado. Por otra parte, de la posibilidad de emprender acciones que eviten las consecuencias más negativas.
A continuación presentamos otras ventajas de la utilización de la función auditora:
a) Permiten analizar una evaluación general de la gestión de Recursos Humanos. Podemos de esta forma analizar cada pieza y engranaje del sistema para conocer el grado de integración entre cada una de las funciones que componen el sistema.
Es un proceso bidireccional, ya que la dirección recoge información sobre la adecuación del sistema, pero también facilita el hecho de que todos los miembros de la plantilla aporten su opinión.
b) Permite que los mandos intermedios y la dirección sean conscientes de la responsabilidad compartida dentro de la gestión de los RR.HH. de la empresa y guía su propia evolución en este papel.
c) Sitúa al Departamento de Recursos Humanos como facilitador y suministrador de servicios al resto de la empresa. De este modo el Departamento pone sus conocimientos y experiencia al servicio de la dirección y los mandos intermedios como si de clientes externos se tratasen.
Pide y facilita información a los responsables en base de un objetivo común.
d) Habilita un espacio para evaluar las políticas y funciones de Recursos Humanos que permita describirlas, analizarlas y mejorarlas buscando la innovación permanente. Es importante sustituir las estrategias que hayan dejado de ser eficaces y para ello, se debe establecer un flujo de información dinámico entre el Departamento de RR.HH. y los responsables del resto de departamentos.
e) Favorece el cambio. La auditoría proporciona información muy importante a la dirección y permite identificar situaciones problemáticas y emprender medidas correctivas. Dicha información permite establecer comparaciones entre la situación real y los objetivos de la compañía que hace saltar la alarma si las diferencias son notables.
f) Es una herramienta que favorece los programas de calidad total. La recogida y análisis de datos presente en la auditoría posibilita la información necesaria para la puesta en marcha de los programas de calidad total por lo que, en muchos casos, se complementan mutuamente. Por ejemplo, las empresas que desean obtener la certificación ISO 9000 deben superar una auditoría de calidad por parte de la Organización Internacional de Normalización (Internacional Stándar Organization) y aunque las normas que la empresa debe cumplir no se refieren concretamente a la calidad de RR.HH. una cultura empresarial basada en la calidad sí favorece ambos procesos.
g) Por último, la auditoría supone una incuestionable herramienta de marketing que permite evidenciar la tangible aportación del Departamento de RR.HH. a la evolución de la empresa en su conjunto.
